1. Öffnen Sie die Datei Briefvorlage.doc. Dieses Dokument erhält bereits einen Briefkopf und ein eingefügtes Datum.

Achtung:
In diesem Dokument werden die Zeilen am linken Rand angezeigt. Diese werden für die Erläuterungen des Lösungswegs benötigt.

 

2. Gehen Sie den Menüpfad EXTRAS | SERIENDRUCK, um den Seriendruck-Manager zu öffnen.

Klicken Sie unter Hauptdokument auf den Button Erstellen. Wählen Sie aus der Liste den Unterpunkt Serienbriefe aus.

Seriendruck-Manager

Es wird ein Fenster aufgeblendet, in dem Sie den Button Aktives Fenster bestätigen.

Aktives Fenster

Das Dokument Briefvorlage.doc wurde als Hauptdokument festgelegt.

 

3. Klicken Sie im Seriendruck-Manager unter Datenquelle auf den Button Daten importieren. Wählen Sie aus der Liste den Unterpunkt Datenquelle erstellen aus.

Daten importieren

 

4. Es wird das Fenster Datenquelle erstellen geöffnet.

Fenster: Datenquelle erstellen

Klicken Sie solange auf den Button Feldnamen löschen, bis alle Feldnamen des Feldes Feldnamen im Steuersatz verschwunden sind.

Fügen Sie anschließend folgende Feldnamen hinzu:

  • Geschlecht
  • Vorname
  • Nachname
  • Anschrift
  • PLZ
  • Wohnort
  • Eingangsdatum

Schreiben Sie dazu die Feldnamen einzeln in das Feld Feldname, und klicken Sie danach auf den Button Feldnamen hinzufügen.

Klicken Sie abschließend auf den Button OK.

 

5. Es wird das Fenster Speichern unter geöffnet, da die Datenquelle als Tabelle in einem Word-Dokument abgespeichert wird. Geben Sie den Dateinamen Datenquelle.doc an, und klicken Sie auf den Button Speichern.

 

6. Wählen Sie im neu aufgeblendeten Fenster den Button Datenquelle bearbeiten aus, um das Fenster Datenmaske zu öffnen. In diesem Fenster können Sie die Datenpflege vornehmen.

Datenmaske

Geben Sie folgende Daten in das Fenster Datenmaske ein. Jede Zeile entspricht einem Datensatz. Klicken Sie auf den Button Neuer Datensatz, um die nächste Zeile hinzuzufügen. Am Ende müssen 5 Datensätze vorhanden sein.

Nach Abschluß der Dateneingabe klicken Sie bitte auf den Button OK, damit Sie ins Hauptdokument zurückgelangen.

 

Geschlecht Vorname Nachname Anschrift PLZ Wohnort Eingangsdatum
W Bärbel Schulz Postweg 57 21029 Hamburg 16. Mai 2000
M Dirk Sorglos Streitplatz 11 48014 Münster 14. Mai 2000
M Jan Herrschaft Dorfreeder 63 21509 Glinde 17. Mai 2000
W Sandra Tamm Hamburger Strasse 12 25474 Bönningstedt 16. Mai 2000
M Christian Barow Veilchenweg 7 19322 Wittenberge 16. Mai 2000

 

7. Im Hauptdokument zurückgelangt, können Sie die neue Symbolleiste Serienbrief erkennen.

Symbolleiste: Serienbrief

 

8. Fügen Sie in Zeile 6 ein Bedingungsfeld ein. Wenn das Geschlecht des Bewerbers M ist, soll die Anrede Herrn und sonst Frau erscheinen.

Positionieren Sie den Cursor in der Zeile 6. Klicken Sie auf den Button Bedingungsfeld einfügen. Wählen Sie aus der Liste die Funktion Wenn... Dann... Sonst... aus, um das Fenster Bedingungsfeld einfügen: WENN zu öffnen.

Nehmen Sie in diesem Fenster folgende Einstellungen vor:

  • Feldname: Geschlecht
  • Vergleich: Gleich
  • Vergleichen mit: M
  • Dann ...: Herrn
  • Sonst ...: Frau

Fenster: Bedingungsfeld

Klicken Sie danach auf den Button OK.

Gegebenenfalls müssen Sie die Zeile 6 anschließend markieren und die Formatierung Arial / 10pt vornehmen.

 

9. Fügen Sie in Zeile 7 die Serienbrieffelder Vorname und Nachname ein.

Positionieren Sie den Cursor in der Zeile 7. Klicken Sie auf den Button Seriendruckfeld einfügen, und wählen Sie das Feld Vorname aus.

Vorname

Machen Sie mit der Leertaste ein Freizeichen, und fügen Sie auf dem gleichen Weg das Feld Nachname hinzu.

 

10. Fügen Sie nach den oben beschriebenen Muster folgende Felder in das Hauptdokument ein:
  • Zeile 8: Anschrift
  • Zeile 10: PLZ und Wohnort (Achtung: Freizeichen nicht vergessen)

 

11. Gehen an das Ende der Zeile 10, und fügen Sie mit der Taste Enter weitere Zeilen ein.

 

12. Klicken Sie die Zeile 15 einmal an. Schreiben Sie folgenden Text in fetter Schrift: Ihre Bewerbung vom

Fügen Sie hinter das Wort vom ein Freizeichen ein. Klicken Sie jetzt auf den Button Seriendruckfeld einfügen, und wählen Sie das Feld Eingangsdatum aus.

 

13. In die Zeile 19 soll ein Bedingungsfeld eingefügt werden. Wenn das Geschlecht des Bewerbers M ist, sollen die Worte Sehr geehrter Herr und sonst die Worte Sehr geehrte Frau erscheinen.

Positionieren Sie den Cursor in der Zeile 19. Klicken Sie auf den Button Bedingungsfeld einfügen. Wählen Sie aus der Liste die Funktion Wenn... Dann... Sonst... aus, um das Fenster Bedingungsfeld einfügen: WENN zu öffnen.

Nehmen Sie in diesem Fenster folgende Einstellungen vor:

  • Feldname: Geschlecht
  • Vergleich: Gleich
  • Vergleichen mit: M
  • Dann ...: Sehr geehrter Herr
  • Sonst ...: Sehr geehrte Frau

Gegebenenfalls müssen Sie die Zeile 19 markieren und die Formatierung Arial / 10pt vornehmen.

 

14. Machen Sie in der Zeile 19 hinter dem Bedingungsfeld mit der Leertaste ein Freizeichen und fügen das Seriendruckfeld Nachname ein.

Setzen Sie hinter das Feld Nachname ein Komma.

 

15. Schreiben Sie ab der Zeile 21 folgenden Text:

vielen Dank für Ihre Bewerbung. Wir haben Ihre Unterlagen mit sehr großem Interesse gelesen.

Wir würden uns über ein persönliches Gespräch sehr freuen. Bitte setzen Sie sich mit uns telefonisch in Verbindung, um die Einzelheiten zu klären.

Mit freundlichen Grüßen


Bärbel Beispiel

 

16. Überprüfen Sie Ihre Einstellungen mit der Seriendruck-Vorschau. Klicken Sie auf den Button Seriendruck-Vorschau.

Seriendruck-Vorschau

Blättern Sie mit Hilfe der Datensatznavigation in den einzelnen Datensätzen.

Datensatznavigation

 

17. Verbinden Sie die Datenquelle mit dem Hauptdokument.

Klicken Sie hierzu auf das Symbol Seriendruck-Manager, um das Fenster Seriendruck-Manager zu öffnen.

Drücken Sie unter dem Punkt Daten mit dem Dokument verbinden den Button Ausführen. Es wird das Fenster Seriendruck geöffnet.

Nehmen Sie in diesem Fenster folgende Einstellungen vor:

  • Seriendruck in: Neues Dokument
  • Zu verbindende Datensätze: alle

Fenster: Seriendruck

Klicken Sie abschließend auf den Button Verbinden.

Danach wird automatisch ein Word-Dokument erzeugt, das alle gewünschten Briefe enthält.Dieses Dokument können Sie nun über die Druckfunktion ausdrucken. (Menüweg: DATEI | DRUCKEN)

Tipp:
Sie können im Fenster Seriendruck im Feld Seriendruck in die Einstellung Drucker vornehmen, um den Druck sofort zu erzeugen.

 

18. Speichern Sie das Dokument unter SerienbriefOhne.doc ab. Überprüfen Sie Ihr Ergebnis mit dem Vergleichsdokument.