1. Öffnen Sie die Datei Briefvorlage.doc. Dieses Dokument erhält bereits einen Briefkopf und ein eingefügtes Datum.

Achtung:
In diesem Dokument werden die Zeilen am linken Rand angezeigt. Diese werden für die Erläuterungen des Lösungswegs benötigt.

 
2. Gehen Sie den Menüpfad EXTRAS | SERIENDRUCK, um den Seriendruck-Manager zu öffnen.

Klicken Sie unter Hauptdokument auf den Button Erstellen. Wählen Sie aus der Liste den Unterpunkt Serienbriefe aus.

Seriendruck-Manager

Es wird ein Fenster aufgeblendet, in dem Sie den Button Aktives Fenster bestätigen.

Aktives Fenster

Das Dokument Briefvorlage.doc wurde als Hauptdokument festgelegt.

 
3. Klicken Sie im Seriendruck-Manager unter Datenquelle auf den Button Daten importieren. Wählen Sie aus der Liste den Unterpunkt Datenquelle öffnen aus.

Daten importieren

 
4. Es wird das Fenster Datenquelle öffnen eingeblendet.

Stellen Sie als Dateityp MS Excel-Arbeitsblätter ein, und suchen Sie die Datei Datenquelle.xls.

Sobald Sie diese gefunden haben, klicken Sie sie an und bestätigen die Aktion mit dem Button Öffnen.

Das Fenster Microsoft Excel wird angezeigt. Wählen Sie Gesamtes Tabellenblatt aus, und klicken Sie den Button OK.

Fenster: Microsoft Excel

Bestätigen Sie das nächste Fenster mit dem Button Hauptdokument bearbeiten.

 
5. Im Hauptdokument zurückgelangt, können Sie die neue Symbolleiste Serienbrief erkennen.

Symbolleiste: Serienbrief

 
6. Fügen Sie in Zeile 6 ein Bedingungsfeld ein. Wenn das Geschlecht des Bewerbers M ist, soll die Anrede Herrn und sonst Frau erscheinen.

Positionieren Sie den Cursor in der Zeile 6. Klicken Sie auf den Button Bedingungsfeld einfügen. Wählen Sie aus der Liste die Funktion Wenn... Dann... Sonst... aus, um das Fenster Bedingungsfeld einfügen: WENN zu öffnen.

Nehmen Sie in diesem Fenster folgende Einstellungen vor:

  • Feldname: Geschlecht
  • Vergleich: Gleich
  • Vergleichen mit: M
  • Dann ...: Herrn
  • Sonst ...: Frau

Fenster: Bedingungsfeld

Klicken Sie danach auf den Button OK.

Gegebenenfalls müssen Sie die Zeile 6 anschließend markieren und die Formatierung Arial / 10pt vornehmen.

 
7. Fügen Sie in Zeile 7 die Serienbrieffelder Vorname und Nachname ein.

Positionieren Sie den Cursor in der Zeile 7. Klicken Sie auf den Button Seriendruckfeld einfügen, und wählen Sie das Feld Vorname aus.

Vorname

Machen Sie mit der Leertaste ein Freizeichen, und fügen Sie auf dem gleichen Weg das Feld Nachname hinzu.

 
8. Fügen Sie nach den oben beschriebenen Muster folgende Felder in das Hauptdokument ein:
  • Zeile 8: Anschrift
  • Zeile 10: PLZ und Wohnort (Achtung: Freizeichen nicht vergessen)

 
9. Gehen an das Ende der Zeile 10, und fügen Sie mit der Taste Enter weitere Zeilen ein.

 
10. Klicken Sie die Zeile 15 einmal an. Schreiben Sie folgenden Text in fetter Schrift: Ihre Bewerbung vom

Fügen Sie hinter das Wort vom ein Freizeichen ein. Klicken Sie jetzt auf den Button Seriendruckfeld einfügen, und wählen Sie das Feld Eingangsdatum aus.

 
11. In die Zeile 19 soll ein Bedingungsfeld eingefügt werden. Wenn das Geschlecht des Bewerbers M ist, sollen die Worte Sehr geehrter Herr und sonst die Worte Sehr geehrte Frau erscheinen.

Positionieren Sie den Cursor in der Zeile 19. Klicken Sie auf den Button Bedingungsfeld einfügen. Wählen Sie aus der Liste die Funktion Wenn... Dann... Sonst... aus, um das Fenster Bedingungsfeld einfügen: WENN zu öffnen.

Nehmen Sie in diesem Fenster folgende Einstellungen vor:

  • Feldname: Geschlecht
  • Vergleich: Gleich
  • Vergleichen mit: M
  • Dann ...: Sehr geehrter Herr
  • Sonst ...: Sehr geehrte Frau

Gegebenenfalls müssen Sie die Zeile 19 markieren und die Formatierung Arial / 10pt vornehmen.

 
12. Machen Sie in der Zeile 19 hinter dem Bedingungsfeld mit der Leertaste ein Freizeichen und fügen das Seriendruckfeld Nachname ein.

Setzen Sie hinter das Feld Nachname ein Komma.

 
13. Setzen Sie in der Zeile 21 ein weiteres Bedingungsfeld ein. Wenn das Feld Einladung / Absage den Inhalt E hat, soll folgender Text gedruckt werden (Einladung):

vielen Dank für Ihre Bewerbung. Wir haben Ihre Unterlagen mit sehr großem Interesse gelesen.

Wir würden uns über ein persönliches Gespräch sehr freuen. Bitte setzen Sie sich mit uns telefonisch in Verbindung, um die Einzelheiten zu klären.

Mit freundlichen Grüßen


Bärbel Beispiel

 

Sonst soll der Text wie folgt lauten (Absage):

vielen Dank für Ihre Bewerbung. Wir haben Ihre Unterlagen mit großem Interesse gelesen.

Bitte haben Sie Verständnis, dass wir aufgrund der sehr großen Resonanz nicht alle Bewerbungen berücksichtigen können.

Für Ihren weiteren Werdegang wünschen wir Ihnen alles Gute.

Mit freundlichen Grüßen


Bärbel Beispiel

 

Positionieren Sie den Cursor in der Zeile 21. Klicken Sie auf den Button Bedingungsfeld einfügen. Wählen Sie aus der Liste die Funktion Wenn... Dann... Sonst... aus, um das Fenster Bedingungsfeld einfügen: WENN zu öffnen.

Nehmen Sie in diesem Fenster folgende Einstellungen vor:

  • Feldname: Einladung / Absage
  • Vergleich: Gleich
  • Vergleichen mit: E
  • Dann ...: (oben aufgeführten Text der Einladung abschreiben)
  • Sonst ...: (oben aufgeführten Text der Absage abschreiben)

Gegebenenfalls müssen Sie die betroffenen Zeilen markieren und die Formatierung Arial / 10pt vornehmen.

 
14. Überprüfen Sie Ihre Einstellungen mit der Seriendruck-Vorschau. Klicken Sie auf den Button Seriendruck-Vorschau.

Seriendruck-Vorschau

Blättern Sie mit Hilfe der Datensatznavigation in den einzelnen Datensätzen.

Datensatznavigation

 
15. Verbinden Sie die Datenquelle mit dem Hauptdokument.

Klicken Sie hierzu auf das Symbol Seriendruck-Manager, um das Fenster Seriendruck-Manager zu öffnen.

Drücken Sie unter dem Punkt Daten mit dem Dokument verbinden den Button Ausführen. Es wird das Fenster Seriendruck geöffnet.

Nehmen Sie in diesem Fenster folgende Einstellungen vor:

  • Seriendruck in: Neues Dokument
  • Zu verbindende Datensätze: alle

Fenster: Seriendruck

Klicken Sie abschließend auf den Button Verbinden.

Danach wird automatisch ein Word-Dokument erzeugt, das alle gewünschten Briefe enthält.Dieses Dokument können Sie nun über die Druckfunktion ausdrucken. (Menüweg: DATEI | DRUCKEN)

Tipp:
Sie können im Fenster Seriendruck im Feld Seriendruck in die Einstellung Drucker vornehmen, um den Druck sofort zu erzeugen.

 
16. Speichern Sie das Dokument unter SerienbriefExcel.doc ab. Überprüfen Sie Ihr Ergebnis mit dem Vergleichsdokument.