Eine Ansammlung von Zahlen ist nicht sehr anschaulich. Gerade bei einer Präsentation sind oft nicht so sehr die absoluten Zahlenwerte, sondern vielmehr Trends und Tendenzen wichtig.
Hierbei helfen uns Diagramme. Sie machen deutlich was sich hinter einer Zahlen-Tabelle verbirgt. PowerPoint bietet uns sehr gute Möglichkeiten, schnell und bequem aussagekräftige Grafiken über das Folienlayout Diagramm zu erstellen.
Doppelklicken Sie in den Rahmen:
Vorbereiteter Rahmen für ein Diagramm
Neue Folie für ein Diagramm in der Schwarzweiß-Ansicht
Mit diesem Doppelklick haben Sie ein internes Zusatzprogramm gestartet:
Microsoft-Graph
.Dieses Zusatzprogramm wird von vielen Programmen der Firma Microsoft verwendet, so auch in PowerPoint.
Für die Dateneingabe bekommen Sie eine Beipiel-Datentabelle.
In jeder Zelle, das ist der Schnittpunkt zwischen Spalten und Zeilen, können Sie Eintragungen vornehmen.
Microsoft Graph mit Beispiel-Datentabelle und -Diagramm
Falls die Tabelle mal nicht sichtbar ist, klicken Sie auf das Symbol 
Datenblatt-
Ansicht, oder wählen Sie :
Menü Ansicht, Datenblatt.
Die max. 4000 Spalten sind durch einen Spalten-Buchstaben gekennzeichnet. Auch jede Zeile ist durchnumeriert. Um auf die letzte Zeile zu kommen, drücken und halten Sie die
(Strg)-Taste und drücken kurz die (Ende)-Taste, bzw. (Strg)+(Pos1) für die erste Zeile.Innderhalb der Spalten navigieren Sie mit (Strg) + Pfeil-Taste
(unten) bzw. (Strg) + Pfeil-Taste (oben)
Eine Datentabelle
In der Tabelle ist die aktuelle Verwendung der Datenreihen an den kleinen Diagramm-Symbolen 
im Zeilenkopf bzw. im Spaltenkopf zu erkennen: Sehen Sie die kleinen Symbole rechts von den Zeilenzahlen, dann werden die Datenreihen zeilenförmig verwendet. Stehen die Symbole rechts von den Spaltenbuchstaben ist die spaltenförmige Verwendung aktuell.
Sie können eine Änderung vornehmen über die Symbole in der Symbolleiste oder über Menü Daten, Datenreihe in Zeilen bzw. Datenreihe in Spalten.
Das Diagramm muß mit Markierungs-Quadraten, den s.g. Ziehpunkten umrahmt sein und zusätzlich noch einen schraffierten Markierungsrahmen haben, um es bearbeiten zu können.
Als Diagrammtyp kann z.B. eine 2D-Säulengrafik verwenden:
1. Menü Diagramm, 2. Register: 3. Diagrammtyp: 4. Untertyp:
|
2-D Säulen Diagrammtyp |
Damit Sie hier in dem Dialogfenster auch für den gewählten Typ das Beispiel-Diagramm sehen, drücken Sie mit der linken Maustaste die Schaltfläche
[Schaltfläche_gedrückt_halten_für_Beispiel].Diagramm-Titel
Achten Sie darauf, daß die Grafik mit einem Markierungsrahmen als aktuelles Element markiert ist. Rufen Sie Menü Diagramm, Diagramm-Optionen auf. Auf der Registerseite Titel sehen Sie verschiedene Textfelder, die je nach Diagramm-Typ einen unterschiedlichen Namen haben:
Diagramm-Titel
Durch Veränderung der Skalierung der Y-Achse können Sie die Höhe der Säulen beeinflußen, ohne die Zahlen der Datenbereiche zu verändern.
Aktivieren Sie durch einen Doppelklick das Diagramm. Es ist jetzt mit einer schraffierten Linie umrahmt. Mit einem weiteren Doppelklick auf die Größenachse, also auf die Zahlen der Y-Achse, öffnen Sie das Dialogfenster Achsen formatieren. Wählen Sie das Register Skalierung. Hier stellen Sie den Zahlenbereich für die Y-Achse ein.
Bereits bei der Erstellung der Grafik hat PowerPoint selbständig eine automatische Skalierung vorgenommen. Die Zahlen sehen Sie hier eingetragen.
Zur Veränderung tragen Sie andere Werte ein oder nehmen eine andere Einstellung vor. Über das Kontrollfeld am Anfang jeder Zeile schalten Sie die automatische Berechnung der Werte ein (mit Häkchen) oder aus (ohne Häkchen). Möchten Sie einen Wert manuell einstellen, muß bei den ersten fünf Optionen das Kontrollfeld ausgeschaltet sein (ohne Häkchen):
[_]
KleinstwertHier tragen Sie den Anfangswert der Achse ein.
[_]
HöchstwertEintrag für den höchsten Wert.
[_]
HauptintervallDieses Feld bestimmt die Schrittweite der Zahlen auf der Y-Achse.
[_]
HilfsintervallHiermit bestimmen Sie die Schrittweite der Hilfsstriche zwischen den Zahlen.
[_]
Rubrikenachse (X) schneidet beiDie X-Achse schneidet die Y-Achse bei dem eingetragenem Wert.
Die nächsten Optionen sind standardmäßig ausgeschaltet:
[_]
Logarithmische SkalierungDie Schrittweite der Zahlen auf der Y-Achse nimmt einen logarithmischen Verlauf.
[_]
Größen in umgekehrter ReihenfolgeMit diesem Kontrollfeld können Sie die Säulen und Balken umdrehen.
[_]
Rubrikenachse (X) schneidet bei HöchstwertDie X-Achse wird hiermit nach oben versetzt.
Skalierung
Unter Menü Diagramm, Diagramm-Optionen, Register Gitternetzlinien können horizontale (Y-Achse) und/oder vertikale (X-Achse) Linien eingezeichnet werden. Dies kann bei manchen Grafiken die Überschaubarkeit erhöhen.
Für horizontale Linien klicken Sie die Kontrollfelder für die Größenachse (Y-Achse) an. Beim Hauptgitternetz werden die Linien in Höhe der Beschriftungs-Zahlen durchgezogen. Dagegen werden sie bei dem Hilfsgitternetz dazwischen gesetzt.
Einfügen der Gitternetzlinien
Über Menü Diagramm, Diagramm-Optionen, Register Legende, gestalten Sie die Legende. Sie können die Legende auch an einen anderen Platz schieben: Führen Sie die Mauszeiger-Spitze in den Legendenrahmen, und ziehen Sie nun den Rahmen bei gedrückter linker Maustaste an eine neue Position. Über die Registerkarte Anordnung bestimmen Sie wieder den alten Legenden-Platz.
Die Legende formatieren
Die Legende formatieren
Die Zahlen der Größenachse (Y) formatieren
Damit Sie in dem Diagramm an einem Objekt die Formatierung ändern können, muß das Objekt vorher markiert werden. An den Markierungspunkten erkennen Sie, das aktuelle Objekt. Über das Format-Menü formatieren Sie das makierte Objekt. Eine weitere Möglichkeit bietet Ihnen das Kontextmenü eines Objektes: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Objekt, und wählen Sie in dem Kontextmenü den Befehl aus.
Aber am einfachsten rufen Sie mit einem Doppelklick auf die Zahlen der Y-Achse das Dialogfenster Achsen formatieren auf. Ändern Sie bitte das Zahlenformat der Größenachse (Y):
Die Zahlen der Größenachse (Y) formatieren
Das Format der Säulen verändern
Sie haben auch vielfältige Möglichkeiten das Aussehen der Balken zu verändern. Bitte wählen Sie mit der Maus die Säule aus, die Sie formatieren möchten. Sie ist jetzt markiert. Nun führen Sie aus:
·
Doppelklick auf einen Balken oder·
Menü Format, Markierte Datenreihen oder·
(Strg)+(1) oder·
rechte Maustaste Kontext-Menü, Datenreihen formatieren.Im Registerblatt Muster können Sie für die ausgewählte Datenreihe die Säulen selbst formatieren, wenn Sie mit der automatischen Auswahl nicht einverstanden sind. In dem Vorschau-Feld bekommen Sie einen ersten Eindruck.
Säulen formatieren
Manchmal ist es sehr hilfreich direkt an jeder Säule den Datenwert ablesen zu können. Hier bietet Ihnen das Programm die Datenbeschriftungen an. Zum Einstellen rufen Sie auf: Menü Diagramm-Optionen, Register Datenbeschriftungen:
Die Werte in dem Diagramm anzeigen lassen
Datentabelle
Die eben beschriebene Datenbeschriftung kann bei vielen Säulen und großen Zahlen sehr schnell unübersichtlich werden. Dann probieren Sie doch einmal stattdessen die Datentabelle unterhalb des Diagramms aus. Sie hat allerdings den Nachteil, daß für das Diagramm weniger Platz bleibt. Zum Einstellen rufen Sie auf: Menü Diagramm-Optionen, Register Datenbeschriftungen. Wenn Sie in diesem Dialogfenster das Kontrollfeld Legendensymbol anzeigen einschalten (mit Häkchen), können Sie auf die Legende
verzichten.
Die Datentabelle mit den Legendensymbolen anzeigen lassen
Oft ist es bei einem XY-Punkt-Diagramm notwendig, den Trend des Zahlenmaterials grafisch darzustellen. Hierzu rufen Sie das Diagramm-Menü auf und klicken auf den Befehl Trendlinie hinzufügen. Wählen Sie den linearen Typ:
Trendlinie einstellen
